Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Im częściej używasz skrzynki pocztowej programu Microsoft Outlook, tym bardziej rośnie ona. Jeśli się nad tym zastanowić, przypomina to sposób, w jaki papiery gromadzą się na biurku. Ale co możesz zrobić, gdy stos staje się tak duży, że trzeba się nim zająć? Cóż, w prawdziwym życiu możesz poświęcić trochę czasu na posortowanie każdego dokumentu i przechowywanie tych dokumentów, które są ważne, a odrzucanie mniej ważnych. Na szczęście możesz odtworzyć ten sam proces w Outlooku.

Bez wyjątku każda wersja programu Outlook obsługuje archiwizację. Co więcej, masz wiele możliwości archiwizacji elementów w Outlooku. Najbardziej wygodnym sposobem jest użycie autoarchiwizacji do obsługi starszych wiadomości, spotkań i zadań. Innym sposobem jest użycie ręcznej archiwizacji w celu przeniesienia wiadomości do określonego folderu. Ale najszybszym sposobem jest użycie przycisku Archiwizuj znajdującego się w menu Plik .

Pamiętaj, że Outlook przechowuje domyślny folder do celów archiwizacji, którego nie można usunąć. Archiwizacja wiadomości e-mail pomoże Ci zachować porządek w sklepie, ułatwiając wyszukiwanie starszych e-maili, jednocześnie zachowując porządek w skrzynce odbiorczej.

Poniżej znajduje się seria przewodników, które przeprowadzą Cię przez archiwizowanie elementów w programie Outlook w każdy możliwy sposób. Zaczynajmy!

Metoda 1: Ręczne archiwizowanie wiadomości za pomocą jednej czynności

Ta metoda jest najszybszym sposobem na przeniesienie jednej lub więcej wiadomości do folderu Archiwum. Te zarchiwizowane pliki pozostaną dostępne za pośrednictwem pola wyszukiwania lub po ręcznym przejściu do folderu Archiwum . Zarchiwizowane elementy można również wyświetlać na urządzeniach mobilnych, odwiedzając folder Archive . Oto krótki przewodnik dotyczący ręcznego archiwizowania elementów w programie Outlook 2016:

  1. Otwórz program Outlook i wybierz jedną lub więcej wiadomości w skrzynce odbiorczej lub w dowolnym innym folderze.
  2. Kliknij ikonę Archiwum w grupie Usuń . Ikona archiwum jest widoczna tylko na wstążce w programie Outlook 2016.

    Uwaga: możesz również nacisnąć klawisz Backspace, aby osiągnąć ten sam wynik.

  3. Powinieneś być w stanie znaleźć swoje wiadomości w folderze archiwów .

    Uwaga: folder Archive jest tworzony automatycznie, nawet jeśli nigdy wcześniej go nie używasz. Jeśli nie widzisz folderu Archiwum, przejdź do Plik> Konto pakietu Office> Opcje aktualizacji i kliknij Aktualizuj teraz .

Metoda 2: Korzystanie z funkcji autoarchiwizacji

Outlook ma funkcję automatycznej archiwizacji elementów o nazwie Autoarchiwizacja. Tę funkcję można zaprogramować, aby archiwizować elementy w regularnych odstępach czasu. Wszystkie wersje Outlooka obsługują archiwizację. Różnica polega na tym, że autoarchiwizacja jest domyślnie wyłączona w programie Outlook 2010 i nowszych wersjach.

Po włączeniu autoarchiwizacji użytkownicy mogą ustawiać właściwości dla każdego folderu, który mają być archiwizowany. Pamiętaj, że po zarchiwizowaniu wiadomości e-mail zostanie ona przeniesiona do innego pliku PST i nie będzie już dostępna w głównym pliku PST. Oto krótki przewodnik dotyczący włączania i używania autoarchiwizacji:

Jak włączyć i skonfigurować autoarchiwizację

  1. Aby włączyć autoarchiwizację , przejdź do Plik> Opcje . Gdy znajdziesz się w ustawieniach programu Outlook , kliknij kartę Zaawansowane , aby przejść dalej, a następnie kliknij Ustawienia autoarchiwizacji .

    Uwaga: w programie Outlook 2007 i starszych można znaleźć ustawienia autoarchiwizacji w menu Narzędzia> Opcje> Inne .

  2. Jeśli wszystko jest wyszarzone, musisz zaznaczyć pole obok opcji Uruchom autoarchiwizację , aby włączyć autoarchiwizację.

  3. Nadszedł czas, aby skonfigurować zachowanie autoarchiwizacji. Zacznij od wybrania częstotliwości uruchamiania automatycznej archiwizacji. Wartość domyślna to 14 dni, ale jeśli chcesz zachować czystość, ustaw ją między 2 a 6.

  4. Jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia przed rozpoczęciem autoarchiwizacji, zaznacz pole wyboru obok opcji Monituj przed uruchomieniem autoarchiwizacji . Warto pozostawić tę opcję włączoną, ponieważ automatyczna archiwizacja może zakłócać Twoją pracę.

  5. Aby uniknąć zapełniania archiwum niepotrzebnymi wiadomościami e-mail, dobrze jest pozostawić zaznaczenie opcji Usuń wygasły e-mail . Jeśli wyłączysz Archiwizuj lub Usuń stare elementy, tylko wygasłe wiadomości zostaną całkowicie usunięte.

  6. Jeśli chcesz, aby folder archiwum był widoczny w programie Outlook, musisz włączyć opcję Pokaż folder archiwum na liście folderów.

  7. Teraz ustaw domyślne ustawienia folderów do archiwizacji.
  8. Następnie włącz przełącznik obok opcji Przenieś stare elementy do i kliknij Przeglądaj, aby ustawić ścieżkę do miejsca, w którym chcesz archiwizować elementy. Kliknij OK, aby potwierdzić swoje ustawienia.

Po włączeniu i skonfigurowaniu autoarchiwizacji automatycznie wykona swoje zadanie w odpowiednim czasie. Możesz potwierdzić, że to działa, sprawdzając, czy folder Archives jest zapełniany.

Konfigurowanie właściwości autoarchiwizacji dla poszczególnych folderów

Po zakończeniu konfigurowania funkcji autoarchiwizacji możesz dodać dodatkową warstwę kontroli, ustawiając określone właściwości dla każdego z folderów. W przypadku folderów, takich jak Elementy usunięte lub Spam , powszechną praktyką jest używanie innych właściwości autoarchiwizacji niż główny folder poczty e-mail.

Uwaga: jeśli nie określisz indywidualnych ustawień autoarchiwizacji dla folderu, automatycznie użyje on globalnych ustawień autoarchiwizacji skonfigurowanych powyżej.

Oto krótki przewodnik dotyczący ustawiania poszczególnych właściwości autoarchiwizacji w folderze:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz traktować jako preferencyjne, i kliknij Właściwości.

  2. Kliknij kartę Autoarchiwizacja , aby przejść dalej. Tutaj masz wybór ustawień, które będą miały zastosowanie wyłącznie do tego folderu.

  3. Możesz wyłączyć autoarchiwizację dla tego folderu, klikając opcję Nie archiwizuj elementów w tym folderze .

  4. Aby nadpisać globalne ustawienia autoarchiwizacji, kliknij Archiwizuj ten folder przy użyciu tych ustawień i wprowadź poniższe modyfikacje. Kliknij Zastosuj, aby potwierdzić ustawienia.

    Uwaga: pamiętaj, że te ustawienia nie będą miały zastosowania do żadnego z podfolderów tego konkretnego folderu. Będziesz musiał zmodyfikować każdy z nich.

Metoda 3: Ręczne archiwizowanie wiadomości e-mail za pomocą narzędzi do czyszczenia

Jeśli nie jesteś wielkim fanem automatyzacji, istnieje rozwiązanie pośrednie, które pozwoli na zbiorcze archiwizowanie z jeszcze większą kontrolą. Dzięki tej metodzie możesz zarchiwizować cały folder wraz z jego podfolderami. Jeśli nie chcesz czekać na uruchomienie autoarchiwizacji, możesz to zrobić samodzielnie i wybrać, gdzie chcesz je zapisać. Oto, co musisz zrobić:

  1. Kliknij kartę Plik , a następnie przejdź do Informacje i rozwiń menu rozwijane z Narzędzia do czyszczenia. Wybierz Archiwum z menu rozwijanego.

  2. Wybierz  Archiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery i kliknij folder, który chcesz zarchiwizować.

  3. Jeśli chcesz zarchiwizować wszystkie dane programu Outlook, kliknij swój adres e-mail u góry listy.

  4. Użyj menu rozwijanego obok opcji Archiwizuj elementy starsze niż, aby wybrać najpóźniejszą datę archiwizacji elementów. Wszystkie elementy starsze niż data ustawiona w tym menu zostaną zarchiwizowane.

  5. Możesz zarchiwizować elementy, które zostały wcześniej wykluczone z automatycznej archiwizacji, zaznaczając pole obok opcji Uwzględnij elementy z autoarchiwizacją .

  6. Użyj przycisku Przeglądaj , aby ustawić ścieżkę do miejsca, w którym chcesz zapisać archiwum PST. Kliknij OK, aby rozpocząć proces.

Wkrótce zauważysz, że niektóre wiadomości e-mail zostaną przeniesione z domyślnych folderów do zarchiwizowanego pliku pst.

Uwaga: zarchiwizowany plik powinien stać się dostępny w programie Outlook jako folder. Jeśli z jakiegoś powodu nie przejdzie do Plik  i kliknij Otwórz i eksportuj . Następnie kliknij Otwórz plik danych programu Outlook , przejdź do lokalizacji archiwum i naciśnij OK .